بازگشت به مقالاتمقایسه راهکارهای سازمانی

تفاوت ERP و MIS

ERP و MIS چه تفاوتی در مدیریت عملیات و پشتیبانی از تصمیم دارند؟ مقایسه کاربردی با مثال خرید و موجودی و توضیح نقش ATRA ERP در ایجاد مبنای اطلاعاتی یکپارچه.

چرخ‌دنده‌های عملیات متصل به ستون‌های گزارش مدیریتی؛ تصویر مفهومی ارتباط ERP و MIS

ابتدا منظور از MIS را روشن کنیم

MIS مخفف Management Information System یا سیستم اطلاعات مدیریت است. در کاربرد آموزشی، معمولاً بر فراهم کردن اطلاعات و گزارش برای مدیریت و کنترل تأکید دارد؛ در کاربرد گسترده‌تر، حوزه‌ای شامل افراد، فرایندها و فناوری اطلاعات است. در بازار نرم‌افزار نیز گاهی مجموعه‌ای از سامانه‌های اداری با این نام عرضه می‌شود.

به همین دلیل، مقایسه صرف دو برچسب می‌تواند گمراه‌کننده باشد. هنگام ارزیابی یک محصول MIS بپرسید دقیقاً کدام عملیات را ثبت می‌کند، اطلاعات از کجا می‌آیند و چه ارتباطی میان واحدها برقرار است. MIS الزاماً جزیره‌ای، قدیمی یا فاقد ثبت تراکنش نیست.

ERP بر پیوند عملیات سازمان تمرکز دارد

ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی، خانواده‌ای از راهکارهای یکپارچه برای اجرای فرایندها و مدیریت منابع است. خرید، انبار، مالی، تولید، پروژه و منابع انسانی می‌توانند با داده‌های مشترک و قواعد هماهنگ به یکدیگر متصل شوند. دامنه واقعی هر ERP به ماژول‌های انتخاب‌شده و نحوه استقرار بستگی دارد.

گزارش مدیریتی در ERP معمولاً به رویدادهای عملیاتی مرتبط می‌شود. برای مثال، دریافت کالا، وضعیت موجودی و آثار مالی آن باید در یک مسیر قابل ردیابی قرار گیرند. با این حال، یکپارچگی نیازمند طراحی و کنترل است و صرف نصب ماژول‌ها آن را تضمین نمی‌کند.

مقایسه با تمرکز بر نقش، نه نام محصول

جدول زیر، MIS را در معنای لایه اطلاعات و گزارش مدیریتی مقایسه می‌کند. یک راهکار واقعی ممکن است بخشی از هر دو نقش را پوشش دهد؛ بنابراین نتیجه نهایی باید از سناریو و معماری همان محصول به دست آید.

محور	ERP	MIS در نقش اطلاعات مدیریت
پرسش محوری	عملیات و منابع چگونه هماهنگ شوند؟	مدیر برای تصمیم چه اطلاعاتی نیاز دارد؟
تمرکز	اجرای فرایند و ثبت رویداد میان واحدها	تجمیع، خلاصه‌سازی و ارائه اطلاعات
ورودی اطلاعات	تراکنش‌ها و داده‌های پایه فرایندها	سامانه‌های عملیاتی و منابع مرتبط
نمونه خروجی	سفارش، رسید، سند و وضعیت فرایند	گزارش روند، مقایسه و انحراف
رابطه	می‌تواند منبع و ابزار گزارش مدیریت باشد	می‌تواند از ERP و منابع دیگر تغذیه شود

مثال فرضی: گزارش کمبود موجودی یا مدیریت علت آن؟

فرض کنید مدیر یک شرکت با کمبود مکرر قطعه روبه‌روست. یک گزارش مدیریتی می‌تواند تعداد کسری‌ها و روند تأخیر را نشان دهد. این خروجی برای تشخیص مسئله ارزشمند است، اما اصلاح علت ممکن است به ارتباط برنامه مصرف، درخواست خرید، سفارش باز و دریافت انبار نیاز داشته باشد.

در یک سناریوی ERP، این حلقه‌ها باید به هم متصل شوند تا بتوان وضعیت تأمین و مصرف را ردیابی کرد. سپس اطلاعات همین جریان در گزارش مدیریتی ارائه می‌شود. این مثال فرضی نشان می‌دهد گزارش و اجرای فرایند مکمل هم‌اند؛ داشتن داشبورد زیبا بدون داده معتبر، مسئله عملیاتی را حل نمی‌کند.

جایگاه ATRA ERP در این ارتباط

ATRA ERP با ماژول‌های حوزه‌های سازمانی و رویکرد فرایندمحور معرفی می‌شود و بخش هوش تجاری و داشبوردهای آن نیز در سایت محصول ارائه شده است. در این نگاه، گزارش مدیریتی باید به اطلاعات فرایندهای مربوط متصل باشد تا امکان بررسی منشأ شاخص و علت تغییر آن فراهم شود.

در ارزیابی آترا، از تیم محصول بخواهید یک عدد گزارش را تا رویداد عملیاتی مرتبط دنبال کند و زمان به‌روزرسانی، تعریف شاخص و حدود دسترسی را توضیح دهد. اگر اطلاعات از سامانه دیگری می‌آید، مسئولیت کیفیت، قواعد تبادل و رسیدگی به خطا نیز باید تعیین شود. یکپارچگی با هر منبع خارجی باید جداگانه بررسی شود.

سازمان به کدام نیاز دارد؟

اگر عملیات منسجم است اما مدیران گزارش مشترک ندارند، بهبود لایه اطلاعات مدیریت می‌تواند اولویت باشد. اگر ثبت‌های تکراری، گسست میان واحدها و نبود ردیابی مسئله اصلی است، باید معماری فرایند و سامانه عملیاتی نیز بازنگری شود. در بسیاری از سازمان‌ها هر دو نیاز هم‌زمان وجود دارد.

آیا ERP جای MIS را می‌گیرد؟ ممکن است برخی کارکردهای آن را پوشش دهد، اما نیاز مدیریت به اطلاعات همچنان باقی است. آیا MIS همان BI است؟ این اصطلاح‌ها هم‌پوشانی دارند، ولی مترادف کامل نیستند؛ هوش تجاری مجموعه‌ای از قابلیت‌های تحلیل و ارائه داده است که می‌تواند به سیستم اطلاعات مدیریت کمک کند.